Economie

Zo maak je een vergadering nuttig

Ben Tiggelaar is gedragsonderzoeker, trainer en publicist. Hij schrijft elke week over management en leiderschap.

‘Bij ons leiden de managers geen vergaderingen meer. Dat wordt nu gedaan door mensen die daar echt goed in zijn.” Ik spreek met een werknemer van een groot adviesbureau, over hoe je vergaderingen de moeite waard kunt maken. Vergaderingen zijn geweldig belangrijk. Ze bieden je de kans om te werken aan onderling vertrouwen, te leren van elkaar, om echt creatief te zijn. In theorie dan. Want in het echt zijn veel vergaderingen helaas saai en nutteloos.

Misschien dat veel mensen vergaderen daarom ook gewoon een vervelende bezigheid zijn gaan vinden. Misschien dat je daarom nooit een manager vol trots hoort vertellen dat hij naar een masterclass ‘vindingrijk vergaderen’ is geweest, of iets dergelijks.

Maar wat is het nut van een MBA of – noem iets – een ‘learning journey op het gebied van transformationeel leiderschap’, als je het leiden van de wekelijkse teamvergadering nog niet eens onder de knie hebt?

Daarom vandaag: drie vaak vergeten, oersimpele basics voor besprekingen.

  • Zeg wat het doel is.

    Benoem van ieder punt in een vergadering wat je wil bereiken. Wil je informatie uitwisselen, ideeën bedenken, een beslissing nemen? Zonder doel loopt elk vergaderpunt uit de tijd of uit de hand.

  • Bepaal de gespreksaanpak.

    Mijn observatie: na de introductie van een vergaderpunt begint er meestal iemand spontaan te praten. Degene met de sterkste mening. Of de persoon die altijd het meeste praat. En dat bepaalt in hoge mate de richting van de conversatie. Maar als de mening van iedereen aan tafel belangrijk is, dan moet je er als voorzitter ook voor zorgen dat iedereen aan bod komt. Gewoon door gericht vragen te stellen. Of – bij echt belangrijke punten – door alle mensen te vragen hun mening te noteren en daarna een rondje te maken. Zo gebruik je de diversiteit in kennis en ervaring. Er zijn talloze gespreksvormen, maar in veel organisaties zie je er maar één: kletsen zonder structuur.

  • Rond elk punt goed af.

    In sommige vergaderingen worden de actiepunten pas besproken tijdens het inpakken en vertrekken. De regel is om per onderwerp een paar minuten te reserveren voor het bepalen van de volgende stappen. Reken op 20 procent van de tijd die je voor een agendapunt hebt gereserveerd. Benoem de actiepunten, vraag of iedereen zich erin kan vinden en leg het vervolgens vast.

  • Trouwens, het idee van dat adviesbureau waar ik deze column mee begon, is ook niet slecht. Laat iemand ánders uit het team de vergadering leiden. Iemand die het leuk vindt en het goed kan. Groot voordeel: je denkt als manager dan niet telkens aan de tijd of het volgende agendapunt, maar kunt luisteren en vragen stellen. En aan het einde van ieder agendapunt kun je de zaak kort samenvatten. Of benoemen wat de volgende stappen zijn.

    Maar of je als manager nu zelf vergaderingen voorzit of die taak delegeert: in beide gevallen geldt dat ze misschien wel de lakmoesproef van je leiderschap zijn. Dit is waar je collega’s heel eenvoudig kunnen ervaren of je ze wel echt helpt om beter samen te werken en beter te presteren.